रेस्टोरेंट का हिसाब कैसे करें — रोज़ाना cash, POS, deposit reconcile करने का guide

एक लाइन में जवाब

रेस्टोरेंट का रोज़ाना हिसाब करना मतलब — दिन के अंत में पाँच नंबर एक page पर मिलाना: opening cash float, gross POS sales, aggregator (Swiggy/Zomato) का आज का हिस्सा, expenses (PCV) और closing cash deposit. अगर ये पाँचों एक sheet पर हैं और आपस में मिलते हैं, तो आपका हिसाब साफ है। अगर इनमें से कोई भी missing है, तो हर दिन कुछ ना कुछ leak हो रहा है — और month-end पर आप सोच रहे होते हैं कि "इतना बिक गया तो बैंक में इतना ही क्यों है?"

यह guide उसी पाँच-नंबर workflow को step-by-step Hindi में दिखाती है। POS, GST, FSSAI जैसे technical terms English में रखे गए हैं क्योंकि वही operators की रोज़ की भाषा है।

क्यों ज़रूरी है रोज़ाना हिसाब

बहुत सारे owners month-end पर हिसाब करते हैं। यह सबसे बड़ी गलती है। 30 दिन बाद आपको याद नहीं रहता कि किस दिन ₹500 की variance क्यों थी, किस supplier को advance दिया था, कौनसा Swiggy refund किसी order का था।

"रोज़ का हिसाब रोज़ करो — महीने का हिसाब महीने में नहीं होता।"

Indian SMB रेस्टोरेंट्स में cash leakage typically 3–8% of revenue होता है (NRAI और Crisil की public reports के हिसाब से, 2023–2024)। ₹35 लाख annual revenue वाले outlet के लिए यह ₹1 लाख से ₹2.8 लाख तक है साल भर में। यह leakage कोई एक बड़ी चोरी नहीं है — यह रोज़ ₹40, ₹100, ₹200 की छोटी drift है जो रोज़ हिसाब ना करने से invisible रहती है।

पाँच नंबर जो रोज़ चाहिए

रोज़ाना close करते वक़्त एक sheet (paper, Excel, या tool — कुछ भी) पर ये पाँच rows हों:

ये पाँचों एक page पर लिखो। बस। यही हिसाब है।

Step 1 — Opening cash float fix करो

सबसे पहली discipline: fixed cash float. यानी हर सुबह cashier के drawer में same amount होना चाहिए — मान लो ₹3,000. कल का बचा हुआ नहीं, "जो था वो रख लो" नहीं — एक fix number.

Float का formula simple है:

F = D × p × s

जहाँ:

• F = float size (₹)
• D = average daily petty-spend (₹/day)
• s = shift coverage (1 अगर एक cashier पूरा दिन; 1.3 अगर handover है)
• p = peak factor (1.5 normal दिनों के लिए, 2.0 festive/event-heavy)

एक typical 30–50 cover NCR QSR के लिए, daily petty-spend ₹1,500–₹2,500 के range में होता है। तो float ₹3,000–₹5,000 के बीच set करो, round to ₹500।

Float का number drawer के अंदर एक label पर लिख दो। यह रोज़ की reference है।

Step 2 — POS daily sales report (DSR) निकालो

हर POS — Petpooja, Posist, Limetray, या कोई भी — daily sales report देता है। उस DSR में आपको ये मिलना चाहिए:

1. Gross sales (बिल का total — tax sahit)
2. Cash sales (cash में collect हुआ हिस्सा)
3. UPI sales (UPI/QR से आया हिस्सा)
4. Card sales (Razorpay/Paytm/किसी भी card terminal से)
5. Discounts/voids (कितनी discounts दीं, कितने bills void हुए)
6. Tax breakdown (CGST + SGST split या IGST)

ये numbers DSR से निकालकर अपनी daily sheet पर लिखो।

"DSR का print नहीं होता तो screenshot लो — कुछ भी हो, daily reference रहना चाहिए।"

Step 3 — Swiggy + Zomato का आज का हिसाब

यह वो जगह है जहाँ ज़्यादातर operators गड़बड़ करते हैं। Swiggy और Zomato दोनों T+7 days बाद settle करते हैं — मतलब आज जो orders हुए उसका पैसा 7 दिन बाद आएगा (कमीशन, TCS, TDS कटकर)।

रोज़ाना सिर्फ gross orders note करो — आज Swiggy ने कितने orders किए, total gross value कितनी थी। Zomato के लिए भी same. यह gross है, deposit नहीं।

Swiggy gross today: ₹X,XXX (Y orders)
Zomato gross today: ₹X,XXX (Y orders)

जब 7 दिन बाद deposit आए, तब reconcile करो: gross − commission − tax − refunds = net deposit. यह weekly का काम है।

देखो Swiggy vs Zomato dashboards comparison — दोनों platforms पर क्या-क्या मिलता है, क्या नहीं।

Step 4 — Petty cash vouchers (PCV) total करो

दिन भर cashier ने जो भी छोटे expenses किए — सब्ज़ी ₹400, packaging ₹200, अंडे ₹150, courier ₹50 — हर एक के लिए एक PCV chit होनी चाहिए।

Day end पर:

1. सारी PCVs एक bundle में रखो।
2. हर chit का amount add करो → total PCV expense.
3. Float check: drawer में cash + PCV chits ka total = float number (₹3,000 या जो भी आपका fix है)।

अगर मेल खाया — perfect, day clean. अगर variance है — back side पर एक line में reason लिखो: "₹40 short, change customer ko ज़्यादा गया था."

PCV bundle अगले दिन owner/manager को दो — वो उतना cash refund करता है, float फिर से ₹3,000 हो जाता है। यही imprest system है। पुराना है, पर काम करता है।

देखो imprest cash float for Indian restaurants — formula और detailed working के लिए।

Step 5 — Closing cash deposit slip बनाओ

Day end पर drawer में जो cash बचा है, उसमें से float का amount वापस drawer में रखो (kal सुबह के लिए opening), बाकी सब deposit envelope में।

Deposit slip पर लिखो:

Owner/manager के sign + cashier के sign — दोनों एक same paper पर। यह audit trail है। हर dispute, हर cash variance की investigation इसी sheet से शुरू होती है।

देखो cash deposit slip format for restaurants — printable templates के साथ।

रोज़ाना closing checklist (number wise)

यह checklist drawer के पास stick कर दो:

1. Opening float verify — drawer में ₹3,000 (या जो भी आपका float) था या नहीं
2. POS DSR print/screenshot — आज का gross + cash/UPI/card breakdown
3. Swiggy + Zomato gross orders note — दोनों platforms का आज का number
4. PCV bundle total — सारी chits add करके total amount
5. Drawer cash count — denomination wise (₹500, ₹200, ₹100, etc.)
6. Float reset — kal के लिए ₹3,000 drawer में रखो
7. Deposit slip बनाओ — बाकी cash + denomination sheet
8. Both signatures — cashier और owner/manager
9. Daily sheet update — पाँचों rows एक page पर
10. Tomorrow's opening — ₹3,000 drawer, fresh PCV booklet, fresh deposit envelope

हफ्ते का काम — weekly reconciliation

रोज़ाना closing के अलावा हफ्ते में एक बार (आमतौर पर Sunday रात या Monday सुबह) एक deeper check करो:

1. Aggregator payout reconciliation — पिछले हफ्ते की Swiggy + Zomato CSV download करो, gross − commission − tax − refunds = net deposit, bank statement से match करो।
2. Bank deposit verify — हर daily deposit slip के against bank statement में entry दिखनी चाहिए।
3. PCV bundle review — पूरे हफ्ते की PCVs accountant को दो, books में post करवाओ।
4. Variance log — पूरे हफ्ते के सारे variance reasons read करो — pattern कुछ है क्या? एक specific cashier? एक specific shift? कुछ बार-बार हो रहा हो तो root cause देखो।
5. Supplier payments due — हफ्ते में किस-किस को pay करना है, cash कहाँ से आएगा।

"Weekly reconciliation 30 मिनट का काम है। ना करने का cost मनाने के 30,000 रुपये भी हो सकते हैं।"

महीने का हिसाब — month-end

महीने में एक बार:

1. GST filing data — GSTR-1 और GSTR-3B के लिए invoice-wise data export करो POS से। CA को दो।
2. P&L draft — total revenue (POS + aggregator + dine-in), total cost (food + packaging + rent + salaries + utilities), gross margin देखो।
3. Aggregator margin review — Swiggy और Zomato पर कौनसे items profitable हैं, कौनसे नहीं। Discount strategy adjust करो।
4. Staff payroll — attendance register से salary calculate, advance adjust, payslip generate, salary credit।
5. Compliance dates check — FSSAI license, fire NOC, liquor license — कुछ expire तो नहीं हो रहा अगले 60 दिन में?

कौनसा tool use करूं

बहुत सारे options हैं। हर एक के अपने pros और cons हैं — ज़बरदस्ती कोई एक tool नहीं चाहिए। कुछ options:

• Paper + register — बिल्कुल small single-owner outlet के लिए ठीक है। Cost शून्य, scale नहीं।
• Excel/Google Sheets — ₹3-5 लाख monthly revenue तक काम चलता है। Template बनाना पड़ता है, maintain करना discipline माँगता है।
• Khatabook — udhaar ledger के लिए perfect है, daily-close के लिए नहीं। देखो Khatabook for restaurants — क्या replace करता है, क्या नहीं।
• Petpooja — full POS, billing-side strong। देखो Petpooja review।
• Restaurant Daily — daily-close workflow के लिए purpose-built, free tier है। हम यहीं हैं और honest पिच यह है कि यह आपके POS को replace नहीं करता — daily close की layer है।
• Tally / Zoho Books — accounting end पर। देखो Tally vs Zoho Books for restaurants।

ज़्यादातर outlets में POS + daily-close tool + accounting tool — तीन tools का stack काम करता है। एक tool सब कुछ नहीं करता।

आम गलतियाँ जो बचनी चाहिए

1. Float का drift — रोज़ अलग-अलग amount drawer में, कोई fix reference नहीं। यह सबसे common leak है।
2. PCV नहीं भरना — "₹50 की चीज़ के लिए chit क्या भरना" — एक महीने में 30 × ₹50 = ₹1,500 untracked हो जाता है।
3. Aggregator gross को net समझना — Swiggy की app पर ₹50,000 sales दिख रहे हैं, मगर actually deposit ₹35,000 आएगा। इस gap को ignore करना सबसे बड़ी मार है।
4. Month-end पर हिसाब — 30 दिन बाद कुछ याद नहीं रहता। Daily करो।
5. Cashier और owner की दो अलग sheets — एक sheet पर दोनों के sign हों। Single source of truth।
6. Bank deposit verify ना करना — slip बनाई, deposit किया, मगर bank statement में entry आई या नहीं — कौन check करता है? Weekly करो।
7. Discount का track ना रखना — Swiggy/Zomato deal, dine-in 10% off, regular customer को free dessert — सब add up होता है। Daily DSR में discount column अलग दिखे।

Closing — एक सुझाव

रोज़ाना का हिसाब discipline है, software नहीं। चाहे paper हो, Excel हो, या कोई tool — आपकी पाँच-नंबर वाली sheet हर दिन भरनी है। एक हफ्ता continuously करोगे तो pattern दिखने लगेगा। एक महीना continuously करोगे तो leakage सच में कम होने लगेगी। तीन महीने में आपको खुद यकीन हो जाएगा कि "रोज़ का हिसाब रोज़" वाली बात operators क्यों दोहराते हैं।

अगर paper या Excel से शुरू करना है — कीजिए। अगर एक tool चाहिए जो specifically इस workflow के लिए बना हो — हमारा free tier देखिए। अगर आपका POS पहले से कुछ कर रहा है — उसी पर बने रहिए, बस यह पाँच-नंबर discipline ज़रूर डालिए।

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